문서 보존연한 · 전자문서 보존

문서 보존연한이란?

보존연한을 문서 종류별로 정해 두면 바뀌는 것은 '버려도 되는가'를 그때그때 고민하지 않게 된다는 점입니다. 기준이 없으면 두 가지 극단이 생깁니다. 모든 것을 영구 보관해 창고와 서버가 넘치고 개인정보를 필요 이상으로 오래 들고 있거나, 반대로 담당자 판단으로 지웠다가 세무조사나 노동 분쟁에서 제출해야 할 서류가 없는 상황이 됩니다. 보존연한표는 법이 요구하는 기간과 회사가 필요로 하는 기간을 문서마다 한 줄로 정리한 표이며, 폐기 기준이기도 합니다.

보존 기간은 법령이 정한 것과 회사가 정한 것으로 나뉩니다. 상법은 상업장부와 영업 관련 중요 서류의 보존을, 근로기준법은 근로계약·임금대장 같은 근로 관계 서류의 보존을, 세법은 거래 증빙의 보존을 각각 요구하고, 개인정보보호법은 반대로 목적이 끝난 개인정보를 지체 없이 파기하라고 합니다. 그래서 같은 인사 파일 안에서도 보존해야 하는 항목과 파기해야 하는 항목이 섞여 있습니다. 법정 기간은 법령과 문서 종류에 따라 다르고 개정되기도 하므로, 소관 법령과 관할 기관의 최신 안내로 문서별 기간을 확인한 뒤 표에 적어야 합니다. 회사 자체 기준은 분쟁 가능성과 참고 가치를 보고 정하면 됩니다.

전자문서로 보존할 때의 쟁점은 '나중에 증거가 되는가'입니다. 전자문서법은 일정 요건을 갖춘 전자문서의 효력을 인정하지만, 요건은 작성 당시 내용 그대로 보존되었는지, 작성자와 시점을 확인할 수 있는지, 필요할 때 열어 볼 수 있는지로 요약됩니다. 스캔 파일을 공용 폴더에 던져 두는 것으로는 부족하고, 변경 이력이 남는 저장소, 전자서명이나 타임스탬프, 파일 형식의 장기 열람 가능성을 챙겨야 합니다. 교육 수료 기록이나 법정교육 실시 증빙은 감독기관 점검 때 몇 년 치를 요구받을 수 있으므로 교육팀도 보존연한표에 자기 문서를 올려 두어야 합니다.

현장에서 가장 자주 어긋나는 지점은 보존연한표가 있는데 폐기는 하지 않는 것입니다. 기간이 지난 입사지원서와 퇴직자 인사 파일이 캐비닛과 서버에 그대로 있으면 보존 의무가 아니라 개인정보 과다 보유로 지적받습니다. 반대로 클라우드 저장소를 정리한다며 보존 기간이 남은 계약서를 지우는 사고, 종이를 스캔한 뒤 원본을 바로 폐기했는데 스캔 파일이 깨져 있던 사고도 반복됩니다. 전자문서는 사람이 아니라 시스템이 보존하므로 담당자가 바뀌어도 열람 권한과 백업이 이어지는지를 연 1회는 점검해야 합니다.