전자계약 · 전자서명
Electronic Contract and Electronic Signature
전자계약이란?
- 효력보다 누가·언제·무엇에 서명했는지의 입증
- 근로계약은 서명 뒤 근로자에게 실제 전달돼야 교부
- 해지 뒤 원본 보관과 대상 문서 범위를 먼저 확인
전자계약을 두고 가장 먼저 나오는 질문은 종이 계약과 효력이 같으냐입니다. 원칙은 분명합니다. 전자문서는 전자적 형태라는 이유만으로 효력이 부인되지 않고, 전자서명도 전자적이라는 이유만으로 서명의 효력이 부인되지 않습니다. 실무에서 갈리는 것은 효력이 아니라 분쟁이 났을 때의 입증입니다. 누가, 언제, 어떤 내용에 서명했는가를 회사가 꺼내 보일 수 있느냐가 도구와 절차를 고르는 기준입니다.
확인할 것은 세 가지입니다. 첫째는 본인 확인으로, 휴대전화 본인인증이나 사내 계정 로그인처럼 서명자가 본인임을 뒷받침하는 수단입니다. 둘째는 위변조 방지와 이력 기록으로, 서명 뒤 문서가 바뀌지 않았다는 점과 열람·서명 시각이 남아야 합니다. 셋째는 보존으로, 전자문서가 서면으로 인정받으려면 내용을 열람할 수 있고 작성·송수신된 때의 형태로 보존돼 있어야 합니다. 서비스 해지 뒤에도 문서를 내려받아 보관할 수 있는지 살핍니다.
인사 담당자에게 중요한 것은 근로계약입니다. 근로조건을 적은 서면을 근로자에게 주어야 하는데, 이 서면에는 전자문서가 포함됩니다. 다만 서명을 받았다고 끝나지 않습니다. 근로자가 실제로 받아 보관할 수 있는 방식으로 전달돼야 교부로 볼 수 있습니다. 서명이 끝난 계약서가 본인의 메일이나 메신저로 가는지, 퇴사 뒤에도 본인이 열어 볼 수 있는지를 확인합니다. 세부 요건은 고용노동부의 최신 안내를 기준으로 삼아야 합니다.
현장에서 어긋나는 지점은 대개 교부와 보존입니다. 사내 시스템에 계약서를 올려 두고 조회만 가능하게 한 경우, 퇴사자는 접근할 수 없으므로 교부했다는 사실을 입증하기 어려워집니다. 연봉계약 갱신을 메신저의 '확인' 답장으로 갈음해 두었다가 분쟁에서 본인 확인과 문서 동일성을 설명하지 못하는 일도 있습니다. 또 법령이 종이 원본이나 별도 방식을 요구하는 문서는 전자계약으로 대체되지 않으므로 대상 문서를 먼저 가려야 합니다.
전자문서와 전자서명의 효력은 전자문서 및 전자거래 기본법과 전자서명법이 뒷받침합니다. 전자서명법이 전부개정되면서 공인인증서에 주어지던 우월한 지위가 사라지고 다양한 전자서명 수단이 같은 틀에서 다뤄지게 됐습니다. 근로기준법은 근로조건을 적어 교부하는 서면에 전자문서가 포함된다고 정하고 있습니다.
가상의 사례로 살펴보겠습니다. 전국 14개 지점에 임직원 520명이 흩어져 있는 유통 기업 A사 인사팀은 해마다 연봉계약서를 종이로 출력해 지점에 등기로 보내고 회수했습니다. 회수에 평균 3주가 걸렸고, 지난해에는 37부가 서명 누락이나 분실로 다시 발송됐습니다.
- 인사팀 과장이 전자계약 서비스 세 곳의 설명을 듣고 팀장에게 올렸습니다. 팀장의 첫 질문은 "서명하고 나면 직원 본인 손에 계약서가 남습니까"였습니다.
- 한 곳은 서명본을 회사 관리 화면에서만 볼 수 있었습니다. 과장은 서명 완료본이 직원 개인 메일로 자동 발송되는 서비스를 후보로 남겼습니다.
- 자문 노무사는 "본인인증 기록과 열람·서명 시각이 감사 기록으로 남는지, 해지 뒤 원본을 내려받을 수 있는지 계약서에 넣으세요"라고 조언했습니다.
- 시범으로 본사 80명에게 먼저 보냈더니 9명이 회사 메일을 휴대전화로 열지 못했습니다. 인사팀은 발송 채널에 문자 링크를 추가했습니다.
- 전 직원 520명에게 발송한 뒤 지점장들이 독촉 전화를 돌릴 필요가 없어졌고, 미서명자 명단은 관리 화면에서 매일 아침 자동으로 정리됐습니다.
- 계약 회수 기간은 3주에서 4일로 줄었고, 재발송은 37부에서 2건으로 내려갔습니다. 서명본은 직원 메일과 회사 보관함 양쪽에 남았습니다.
- 연봉계약·근로계약 갱신처럼 같은 양식을 수백 명에게 한꺼번에 받아야 할 때
- 지점·재택 근무자가 많아 종이 회수에 시간이 걸릴 때
- 서명 시각과 열람 이력을 근거로 남겨야 할 때
- 법령이 종이 원본이나 공증 등 별도 방식을 요구하는 문서
- 서명본이 상대방에게 전달·보관되지 않는 방식의 도구
- 서비스 해지 뒤 원본을 내려받을 수 없는 조건의 계약