제안서 작성 · 제안 PT
Proposal & Presentation
제안서 작성이란?
- 고객 요구에 대한 해결 방안과 조건을 담은 문서
- 회사 자랑이 아니라 '고객 문제 → 해법 → 근거' 구조
- B2B 수주의 마지막 관문은 제안 PT(발표)
제안서를 쓰기 시작하면 그동안 영업이 무엇을 모으고 있었는지가 그대로 드러납니다. 고객사의 조직도, 예산 집행 시점, 결재 라인, 작년에 엎어진 과제 이름 같은 것이 손에 없으면 첫 세 장이 채워지지 않습니다. 제안서가 막히는 건 문서 실력이 아니라 정보의 공백입니다. 그래서 제안 착수일은 글을 쓰기 시작하는 날이라기보다 영업이 모아온 정보를 감사받는 날에 가깝습니다. 정보가 충분하면 목차는 반나절이면 나옵니다.
제안서는 견적서·회사소개서와 다릅니다. 견적서는 조건을 말하고 회사소개서는 우리를 말하지만, 제안서는 고객의 문제를 고객의 언어로 되돌려주는 문서입니다. 공공·대기업 입찰은 대개 기술평가와 가격평가를 8 대 2 안팎으로 나누기 때문에, 가격을 10% 깎아도 기술 배점 2~3점 차이를 못 뒤집는 경우가 많습니다. 또 RFP가 요구한 양식·분량·제출 서류를 하나라도 빠뜨리면 내용과 무관하게 형식 요건에서 바로 실격되므로, 착수 즉시 요구사항 준수표부터 만드는 편이 안전합니다.
제안 PT는 제안서 요약본이 아닙니다. 평가위원 5~7명이 발표 10~15분, 질의응답 5~10분으로 점수를 매기는데, 심사표 항목은 우리 제안서 목차와 다르게 생긴 경우가 흔합니다. 슬라이드 40장을 훑기보다 앞 3분 안에 '왜 우리인가'를 한 문장으로 박는 편이 점수에 유리합니다. 당락이 질의응답에서 갈리는 일도 잦아, 예상 질문 20개를 뽑고 문항별 답변자를 미리 지정하는 리허설이 필요합니다.
현장에서 가장 흔한 어긋남은 마감 사흘 전에 제안서를 시작하는 것입니다. 이때부터는 예전 제안서를 열어 고객사 이름만 바꾸게 되고, 본문 어딘가에 남은 이전 고객사 이름이 평가위원 눈에 걸리는 사고가 실제로 벌어집니다. '제안은 제안팀이 알아서 할 일'이라는 인식도 위험합니다. 영업이 정보를 넘기지 않고 일감만 던지면 제안서는 일반론이 되고, 일반론은 결국 가격 경쟁으로 끌려갑니다. 실주했을 때 탈락 사유를 묻지 않고 넘어가는 것도 큰 손실입니다. 점수표 한 장이면 다음 제안의 배점 전략이 달라집니다.
정부·기업의 경쟁 입찰 제도와 함께 발전했으며, 쉬플리(Shipley) 등 제안 방법론이 글로벌 표준으로 정리되어 있습니다.
가상의 사례로 살펴보겠습니다. 임직원 1,200명 규모의 자동차 부품 제조사 A사가 '현장 리더십 교육' 사업을 공고했습니다. 예산 3억 원, 참여 업체 4곳, 제안서 마감까지 12일이었습니다. A사는 3년째 비슷한 교육을 돌렸지만 현장에서는 '또 그 교육이냐'는 반응이 나오던 상황이었습니다.
- 영업팀장이 공고 이틀 뒤 A사 인재개발팀 과장을 만나 "만족도는 4.2점인데 현장이 안 바뀐다"는 말을 듣고, 과제를 만족도가 아니라 교육 후 현장 적용률로 다시 정의했습니다.
- 제안 킥오프에서 경쟁사 3곳이 못 따라올 조건 하나만 남기기로 하고, '팀장 1인당 8주 현장 과제 코칭 + 코칭 로그 월 보고'를 승리 전략으로 확정했습니다.
- 본문 40쪽 중 앞 3쪽을 A사의 라인 정지 건수와 현장 리더 이직률 데이터로 채우고, 회사 소개와 실적표는 부록 5쪽으로 밀어냈습니다.
- PT는 15분이라 발표자를 영업이 아닌 담당 컨설턴트로 바꾸고, 첫 3분을 코칭 로그 실물 한 장으로 시작했습니다. 예상 질문 22개를 뽑아 리허설했고 그중 14개가 실제로 나왔습니다.
- 기술평가 87.6점으로 2위(81.2점)를 6.4점 차로 앞서 3억 2천만 원 규모 사업을 수주했고, 이듬해 코칭 대상을 2배로 늘려 재계약까지 이어졌습니다.