CRM 데이터 클렌징 · 연말 CRM 데이터 정리

CRM 데이터 클렌징이란?

클렌징을 하면 가장 먼저 달라지는 것은 파이프라인 숫자입니다. 정리 전 파이프라인 금액이 쿼터의 4배였던 조직이 정리 후 2배로 내려오는 일은 흔한데, 사라진 2배는 원래 없던 숫자입니다. 포캐스트·테리토리 배정·쿼터 설정이 모두 CRM 숫자를 기준으로 정해지므로 연말 정리를 거르면 내년 계획이 허수 위에 세워집니다. 연간 영업 리뷰 앞에 클렌징을 두는 이유이며, 12월 리뷰 2주 전이 가장 늦은 시작 시점입니다.

정리 대상은 다섯 가지로 나뉩니다. 중복 고객사와 연락처는 병합하되 활동 이력은 보존합니다. 담당자가 이직하거나 퇴직한 연락처는 삭제하지 않고 상태를 바꿔 이력을 남기되, 개인정보는 보유 목적이 끝나면 파기해야 하므로 보유 기간 규칙을 개인정보보호 담당자와 맞춥니다. 움직임이 멈춘 딜은 기준을 정해 종결하는데, 90일 이상 활동 기록이 없는 딜을 '실주·보류'로 닫는 규칙이 많이 쓰입니다. 단계 정의가 사람마다 다르면 '제안 단계'의 뜻을 통일하고, 업종·규모·담당자 직위 같은 필수 필드의 빈칸을 채웁니다. 광고성 정보 수신 동의 상태도 이때 맞춰 두어야 내년 마케팅 발송이 막히지 않습니다. 삭제는 마지막 수단이고 원칙은 상태 변경이어서, 3년 전 실주 고객이 내년에 다시 문의할 때 이력이 남아 있어야 합니다.

역할 분담이 결과를 가릅니다. 영업사원에게 자기 파이프라인을 정리하게 하면 죽은 딜이 닫히지 않습니다. 파이프라인이 줄면 평가에 불리해 보이기 때문입니다. 기준은 영업기획이나 세일즈 옵스가 정하고 영업사원은 예외를 소명하는 구조가 맞습니다. 마케팅에만 맡기면 영업이 쓰는 단계 정의와 어긋나고, IT에만 맡기면 어느 딜이 진짜 죽었는지 알지 못합니다. 교육담당자에게는 이 작업이 CRM 입력 규칙 교육의 필요성을 숫자로 보여 주는 기회입니다. 빈 필드 비율과 중복률이 높은 팀이 어디인지가 그대로 교육 대상 목록이 됩니다.

현장에서 가장 자주 어긋나는 지점은 1회성 대청소로 끝나는 것입니다. 12월에 사흘 밤을 새워 정리해도 입력 규칙과 필수 필드 설정을 바꾸지 않으면 3월이면 원래대로 돌아갑니다. 전량 삭제로 이력을 날리는 사고도 잦아, 실주 사유와 활동 기록까지 지워 버리면 내년 수주·실주 분석의 재료가 사라집니다. 클렌징 뒤 파이프라인이 줄어든 것을 영업이 일을 안 한 증거로 읽는 경영진도 문제인데, 줄어든 숫자는 원래 없던 숫자였다는 설명을 미리 해 두어야 합니다. 정리 규칙을 CRM 설정에 넣어 매주 자동으로 돌게 하는 것이 연말 밤샘을 없애는 유일한 길입니다.