SaaS 구독 관리 · 미사용 라이선스 정리
SaaS Subscription Management
SaaS 구독 관리란?
- 대장 한 장에 모아야 중복이 보인다
- 좌석 대비 30일 로그인 비율이 핵심 숫자
- 해지 전 데이터 내보내기, 갱신 60일 전 검토
SaaS 구독을 한곳에서 관리하기 시작하면 가장 먼저 드러나는 것은 '같은 일을 하는 도구가 몇 개인가'입니다. 영상회의 도구가 부서별로 세 종류, 전자서명 도구가 두 종류, 설문 도구가 네 종류씩 돌아가는 회사가 드물지 않습니다. 목록이 한 장으로 모이면 중복 도구를 하나로 합치고 미사용 좌석을 회수하는 판단이 가능해지고, 어떤 도구에 회사 데이터가 들어가 있는지도 그제야 보입니다. 구독 관리는 비용 문제이면서 동시에 보안 문제입니다.
관리 대장에는 도구 이름, 담당 부서, 계약 형태(월·연), 좌석 수와 실제 활성 사용자 수, 결제 수단, 갱신일과 해지 통보 기한, 저장되는 데이터의 종류를 적습니다. 핵심 숫자는 좌석 수 대비 최근 30일 로그인 비율입니다. 100석을 사 놓고 40명만 쓰는 도구는 갱신 때 좌석을 줄이거나 요금제를 낮출 후보입니다. 구독에는 사용자 수 기준, 사용량 기준, 정액 기준이 있어 같은 '미사용'이라도 줄이는 방법이 다릅니다. 좌석형은 회수가 쉽지만 연 단위 선결제형은 중간 환불이 안 되는 경우가 많으므로 갱신 60일 전에 사용률을 보는 일정을 잡아야 합니다.
정리 작업은 연말이 적기입니다. 내년 예산을 잡기 전에 사용률 낮은 도구를 가려내고, 퇴직자·이동자 좌석을 회수하고, 개인 카드로 결제되던 도구를 회사 계약으로 옮깁니다. 교육팀이 쓰는 LMS, 설문, 퀴즈, AI 도구는 교육 성수기와 비수기의 사용량 차이가 커서 연중 고정 좌석보다 유연한 요금제가 맞는 경우가 많습니다. 통합 인증(SSO)을 붙여 두면 누가 어떤 도구에 접속하는지 한곳에서 보이고 퇴직 처리 한 번으로 모든 도구 접근이 끊기므로 관리 부담이 크게 줄어듭니다.
현장에서 가장 자주 어긋나는 지점은 '담당자가 아는 도구'만 대장에 오르는 것입니다. 팀원이 무료 체험으로 시작해 개인 카드로 결제한 도구는 담당자가 퇴직하면 계정도 데이터도 함께 사라지고, 회사는 그 안에 고객 정보가 있었는지조차 모릅니다. 좌석을 줄이겠다고 공지한 뒤 실제로 쓰던 사람의 계정을 끊어 업무가 멈추는 일도 잦습니다. 사용률은 로그인 횟수가 아니라 핵심 기능 사용 여부로 봐야 하고, 해지 전에는 반드시 데이터 내보내기를 먼저 해야 합니다. 해지 버튼을 누른 뒤에는 데이터를 돌려받지 못하는 도구가 많다는 점을 잊지 말아야 합니다.
소프트웨어가 설치형 구매에서 구독형으로 바뀌면서 부서 단위로 손쉽게 도구를 들일 수 있게 되었고, 그 결과 한 회사 안에 수십 개의 구독이 흩어지는 현상이 2010년대 후반부터 보편화되었습니다. 이를 한 대장에서 관리하는 실무가 'SaaS 관리'라는 이름으로 자리 잡았고, 전용 관리 도구 시장도 함께 생겼습니다.
가상의 사례로 살펴보겠습니다. 임직원 280명의 광고 대행사 A사는 부서별로 디자인·협업·설문 도구를 따로 구독해 왔습니다. 11월 예산 편성에서 경영지원팀장이 '구독이 몇 개인지 아무도 모른다'고 보고하자 대표가 연말까지 전수 정리를 지시했습니다.
- 경영지원팀 최 대리는 법인카드·개인 카드 영수증 처리 내역·계좌이체를 합쳐 구독 목록을 만들었고, 도구 41개, 연 1억 1천만 원이라는 합계가 처음 나왔습니다.
- 활성 사용자 수를 받아 보니 영상회의 도구는 세 종류 중 하나가 로그인 비율 12%였고, 디자인 도구 60석 가운데 최근 30일 로그인은 23명에 그쳤습니다.
- 교육팀이 쓰던 설문 도구는 퇴직한 전임자 개인 카드로 결제 중이었고, 결제가 끊기기 전에 응답 데이터 3년치를 내보내 회사 계약으로 옮기는 작업을 먼저 했습니다.
- 영상회의 도구 두 개를 해지하려 하자 영업팀장이 '고객사가 그 도구만 씁니다'라고 반대해, 해지 대신 좌석을 40석에서 8석으로 줄이는 쪽으로 타협했습니다.
- 갱신 60일 전 알림을 달력에 걸고 정리를 마친 결과 도구는 41개에서 29개로, 연 구독료는 1억 1천만 원에서 7,600만 원으로 줄었고, 그 차액의 절반은 내년 AI 도구 예산으로 돌렸습니다.