IT 자산 관리 · ITAM

IT 자산 관리란?

자산 대장이 생기면 '그 노트북 어디 갔어요?'라는 질문이 사라집니다. 퇴직자가 반납하지 않은 장비, 창고에서 잠자는 모니터, 쓰지도 않는데 유지보수료가 나가는 서버가 숫자로 드러납니다. 하드웨어만이 아니라 소프트웨어 라이선스와 클라우드 계정도 자산으로 잡는 것이 핵심인데, 요즘 회사의 IT 비용은 장비보다 라이선스 쪽이 더 크기 때문입니다. 대장이 없으면 감사 때 '정품 라이선스가 몇 개인지' 답을 못 해 추가 구매로 끝나는 일이 생깁니다.

자산 하나의 수명주기는 구매 요청, 입고와 태그 부착, 배정, 이동·교체, 회수, 폐기(데이터 삭제 포함)로 이어집니다. 대장에는 자산 번호, 모델과 사양, 구매일과 금액, 보증 만료일, 현재 사용자와 부서, 상태를 적고, 소프트웨어는 라이선스 수량과 설치 수량, 계약 만료일을 함께 적습니다. 하드웨어 자산 관리와 소프트웨어 자산 관리(SAM)는 같은 대장에 두되 점검 주기를 다르게 두는 편이 실무적입니다. 장비는 분기별 실사, 라이선스는 갱신 60일 전 사용량 대조가 일반적이며, ISO/IEC 19770 같은 국제표준이 이 관리 틀을 정리해 두고 있어 대기업 감사나 고객사 보안 점검에서 기준으로 등장합니다.

교육·인사 부서와 맞닿는 지점은 입퇴사입니다. 입사자에게 노트북과 계정을 며칠 안에 지급하는지, 퇴직자 장비를 마지막 근무일에 회수하는지는 자산 대장이 인사 발령 정보와 연결되어 있어야 가능합니다. 연말 퇴직 시즌에는 반납 체크리스트에 장비 번호와 설치 소프트웨어를 적어 두고 퇴직 면담에서 확인하는 방식이 효과적입니다. 교육용으로 사 둔 태블릿이나 실습용 노트북은 부서 공용 자산으로 등록해 사용 대장을 따로 두어야 분실 책임이 흐려지지 않습니다.

현장에서 가장 자주 어긋나는 지점은 대장을 한 번 만들고 갱신하지 않는 것입니다. 엑셀 한 장으로 시작한 대장은 석 달이면 현실과 달라지고, 그 뒤로는 아무도 믿지 않아 다시 '물어보는' 상태로 돌아갑니다. 폐기할 때 저장장치의 데이터를 지우지 않고 중고로 내보내는 사고도 반복되는데, 이는 개인정보 유출로 이어질 수 있습니다. 라이선스는 '샀으니 다 쓰고 있겠지'가 가장 흔한 착각이어서, 설치 수가 구매 수를 넘으면 감사 지적이고 반대로 한참 못 미치면 돈이 새는 것입니다. 대장은 발령·구매·폐기 때마다 같은 날 갱신되어야 살아 있는 문서입니다.